Bip For Rent is een dienst van het Bip, het huis van het gewest

Huurvoorwaarden

Gelieve de volgende richtlijnen door te geven aan uw leveranciers (traiteurs, montageteams, geluidstechnici en anderen).

Openingsuren van de zalen

Van maandag tot vrijdag van 8u30 tot 18u. Mogelijkheid een evenement s'avonds te organiseren.

Veiligheid

Buiten de openingsuren van de zalen is de aanwezigheid van een bewaker verplicht.

Het is ten strengste verboden te roken in de gebouwen. Op de buitenkoer staan asbakken voor de rokers. Tijdens een tentoonstelling, evenement, activiteit, seance, een sociale, intellectuele, educatieve of commerciële bijeenkomst of initiatief of een opleiding zorgen de verantwoordelijken ervoor dat dit reglement nageleefd wordt door de gasten.

Open vlammen (nl. kaarsen of warmhoudplaten) zijn verboden in het gebouw, met uitzondering van warmhoudplaten met kleine kaarsen in een houder.

Toestellen die op gas werken, zijn verboden.

Alle voorwerpen moeten op een daarvoor geschikt onderstuk worden geïnstalleerd. Het is verboden een voorwerp op te hangen, vast te lijmen of aan een element in het gebouw te bevestigen met kleefband, een naald, een spie, een pin, een nagel of een schroef. Het is verboden iets in een deel van het gebouw in te bouwen, in te kapselen, in te duwen of in te graven (bijvoorbeeld in het houtwerk, het raamwerk, de muren of de plankenvloer).

Karretjes mogen uitsluitend gebruikt worden op voorwaarde dat de wielen rubberen banden hebben (die natuurlijk schoon moeten zijn). Andere soorten wielen (bijvoorbeeld plastic wielen) beschadigen de plankenvloeren en zijn dus verboden.

Het is verboden iets tegen de balustrades, het houtwerk, het raamwerk of de nepmarmeren muren te plaatsen. Al het materiaal moet op de grond worden geplaatst, totdat het gemonteerd wordt. De huurders zijn volledig verantwoordelijk voor het materiaal dat zij in het gebouw brengen, met inbegrip van gehuurd materiaal. Ze zorgen ervoor dat aan de poten van alle tafels en stoelen kussentjes bevestigd zijn om krassen in de plankenvloer te vermijden.

Bars, buffettafels en drankvoorraden moeten op waterdichte tapijten geplaatst worden. De traiteur moet ervoor zorgen dat er genoeg van dit soort tapijten wordt geleverd. De huurder(s) zorgen ervoor dat elke vloeistof die tijdens een tentoonstelling, evenement, activiteit, seance, een sociale, intellectuele, educatieve of commerciële bijeenkomst of initiatief of een opleiding op de vloer is terechtgekomen, onmiddellijk wordt afgeveegd, om de plankenvloer te beschermen.

Opbouw en afbraak

Voor elke opbouw die meer inhoudt dan de installatie van tafels, stoelen en een standaard geluidsinstallatie, verplicht de huurder zich ertoe minstens twee weken voordat de lokalen gebruikt worden een technische fiche te bezorgen met daarin een gedetailleerde beschrijving van de opbouw en de maatregelen die genomen werden om elke vorm van schade aan het gebouw te voorkomen.

De verhuurder autoriseert uitsluitend een opbouw die voorafgaandelijk geconsigneerd is in zo’n technische fiche en die hij voorafgaandelijk heeft goedgekeurd. Als er materiaal verplaatst moet worden, moeten alle deuren volledig open blijven staan.

Het is verboden zwaar materiaal te transporteren met de lift. Op de dag van de tentoonstelling, het evenement, de activiteit, seance, sociale, intellectuele, educatieve of commerciële bijeenkomst of initiatief of de opleiding moet het materiaal verwijderd zijn. Natuurlijk zijn alle algemene richtlijnen van toepassing als het materiaal wordt weggehaald.

Schadevergoeding in geval van schade

Als de organisator schade heeft veroorzaakt tijdens zijn evenement moet hij een verantwoordelijke van de vzw hiervan zo snel mogelijk op de hoogte brengen. De schade wordt geschat en de eventuele herstellingen of de vervanging van elementen worden betaald door de verantwoordelijke klant. De vzw Bip gaat ervan uit dat de klant verantwoordelijk is voor schade die veroorzaakt werd door zijn leveranciers.

Ophalen van puin, vuil en afval

Als de periode waarin het gebouw volgens het contract door de huurder mag worden gebruikt, beëindigd is, zorgt de klant voor de basisreiniging van de lokalen. De ruimtes die gebruikt werden voor de tentoonstelling, het evenement, de activiteit, seance, sociale, intellectuele, educatieve of commerciële bijeenkomst of initiatief of de opleiding, moeten dus gereinigd worden. Het puin, vuil en afval moet in de hiervoor voorziene vuilbakken worden gegooid.

Schadevergoeding in geval van annulering

Als de tentoonstelling, het evenement, de activiteit, seance, sociale, intellectuele, educatieve of commerciële bijeenkomst of initiatief of de opleiding geannuleerd wordt – of als de klant de volledige logistieke diensten annuleert nadat de prijsopmaak ondertekend werd – behoudt de vzw Bip zich het recht voor een financiële schadevergoeding te vragen. De kosten worden berekend op basis van de datum waarop de annulering gebeurt.

  • Tussen 20 en 10 dagen voor de dag van het evenement: de schadevergoeding bedraagt 50 % van het totale bedrag.
  • Minder dan 10 dagen voor het evenement: de schadevergoeding bedraagt 70 % van het totale bedrag.

Verzekering voor de voorwerpen die toebehoren aan de klant:

De klant verplicht zich ertoe op eigen kosten een verzekering af te sluiten voor alle voorwerpen die in het gebouw worden geplaatst en die hem toebehoren. De klant is als enige financieel verantwoordelijk voor verlies, diefstal of beschadiging van het materiaal dat hij in de gebouwen van de vzw Bip heeft gebracht.

Elke zware inbreuk op deze regels heeft de volgende gevolgen:

De definitieve herroeping van het recht om de gebouwen van het Bip te betreden voor elke andere tentoonstelling, evenement, activiteit, seance, sociale, intellectuele, educatieve of commerciële bijeenkomst of initiatief of opleiding.