Bip For Rent est un service du Bip, la maison de la région

Conditions de location

Pendant les événements, les organisateurs veilleront à ce que les invités et les fournisseurs se conforment à cette réglementation.

Heures d'ouverture des salles du Bip

Du lundi au vendredi de 8h30 à 18h. Possibilité d'évènements en soirée

Forfait

Les locations de Central Venues s'entendent à la journée ou à la demi journée.

Sécurité

En-dehors des heures d'ouverture, la présence d'un garde de sécurité est obligatoire.

Il est strictement interdit de fumer à l’intérieur des bâtiments du Bip. A l'extérieur, des cendriers sont mis à votre disposition. Si vous fumez dans la cour, merci de ne pas laisser des mégots par terre mais d'utiliser le cendrier.

Aucune flamme nue, c.-à-d. bougie ou réchaud de table, ne sera tolérée à l’intérieur du bâtiment, sauf des bougies chauffe-plat et sauf des bougies en photophore. L’utilisation d’appareils fonctionnant au gaz est interdite.

Tous les équipements seront impérativement installés sur leur propre support. Il est interdit d’accrocher, de pendre, de suspendre, de coller, d’attacher au moyen d’un adhésif, d’épingler, de goupiller, de cheviller, de clouer, de plaquer ou de boulonner quoi que ce soit à n’importe quel élément du bâtiment et il est interdit d’encastrer, d’enchâsser, d’enfoncer ou d’enfouir quoi que ce soit dans n’importe quelle partie du bâtiment (comme, par exemple, dans les boiseries, les charpentes, les murs ou les planchers).

L’utilisation de chariots à l'intérieur des bâtiments n’est permise que si leurs roues sont pourvues de caoutchoucs (lesquels doivent, bien évidemment, être propres) ; les autres types de roues (par exemple en matière plastique) endommagent les planchers et sont donc interdits. Ceux-ci ne peuvent pas être surchargés en poids.

Il est interdit de poser quoi que ce soit contre les balustrades, les boiseries, les charpentes ou les murs construits en faux marbre. Les équipements seront impérativement déposés sur le sol, jusqu’à ce qu’ils soient montés. Les occupants assument toute responsabilité pour les équipements qu’ils apportent sur les lieux, y compris ceux pris en location. Ils s’obligent à s’assurer que les pieds de toutes les tables et de toutes les chaises sont revêtus de tampons de telle sorte que toute éraflure de plancher soit empêchée.

Aux fins de la protection des parquets, le ou les occupants veilleront à éponger immédiatement tout liquide qui aurait été répandu, déversé ou renversé pendant la tenue de tout événement.

Montage et démontage

L’occupant s’oblige — préalablement à tout montage nécessitant plus qu’une simple installation de tables, de chaises et d’une acoustique de base — à fournir à l'asbl Bip les détails du montage à réaliser et des mesures prises pour la prévention de tout dommage au bâtiment. Le bailleur autorisera uniquement l’exécution des montages qui auront été préalablement approuvés par l'asbl Bip. Lors du déplacement de tous équipements, les portes seront impérativement gardées complètement ouvertes.

L’utilisation de l’ascenseur pour le transport d’équipements lourds est interdite. Les équipements seront impérativement livrés le jour de l’événement. Pour toute exception l'accord du Bip est nécessaire.

Les équipements seront impérativement enlevés le jour de l'événement. Pour toute exception l'accord du Bip est nécessaire. Bien évidemment, toutes les lignes de conduite générales seront impérativement applicables.

Enlèvement des détritus, des ordures et des déchets

Tous les détritus, ordures et déchets seront impérativement rassemblés dans les poubelles prévues à cet effet.

Dédommagement en cas de dégât

En cas de dégât occasionné par l'organisateur au cours de son événement, celui-ci est tenu d'en avertir le plus rapidement possible un responsable de l'asbl Bip. Les dégâts feront l'objet d'une estimation et les réparations ou remplacement éventuels seront facturés au client responsable. L'asbl Bip considère le client comme responsable des dégâts commis par ses sous-traitants.

Dédommagement en cas d'annulation

Au cas où l’exposition, la manifestation, l’activité, la session, l’initiative ou la rencontre sociale, intellectuelle, éducative ou de formation, commerciale ou publicitaire serait annulée – ou au cas où le client annulerait l'intégralité des services logistiques postérieurement à la signature du devis – l'asbl Bip se réserve le droit de demander un dédommagement financier. Les frais seront calculés en fonction de la date à laquelle survient l'annulation.

  • Entre 20 et 10 jours ouvrables avant la date de l'événement: dédommagement égal à 50 % du montant total.
  • Moins de 10 jours ouvrables avant l'événement: dédommagement de 70 % du montant total.

Assurance pour les objets appartenant au client

Le client s'oblige à souscrire, à ses propres frais, une assurance pour tous les objets introduits dans les bâtiments et qui lui appartiennent. Seul le client assume la responsabilité financière de toute perte, vol ou endommagement des équipements qu'il aura introduit dans les bâtiments de l'asbl Bip.

Toute infraction grave aux présentes règles aura pour conséquence la révocation définitive du droit d’utilisation des salles du Bip pour tout autre événement.